Как да организираме събитие сами?
Eтапи и дейности при организиране на събитие. Как да организираме събитие сами? Принципи на организаране на събития.
Как да оргазнизираме празник със собствени сили? Или да предоставим това на професионалистите? Не бързайте с отговора !!!
И така, на вас са ви поставили задачата да организирате корпоративен празник. Обикновено за организирането на празника са необходими 10-14 дни ( за Нова година са необходими минимум три седмици). Преди да започнете с организирането на празника трябва да уточните в ръководството някои въпроси.
Определяне целите на мероприятието
Ако основната цел на събитието е просто банкет ( или пикник), най-добре да се обърнете към ресторант или, прочитайки следващите преоръки, да се възползвате от тях. Ако основната цел за провеждане на празника е формиране на корпоративна култура на организацията, е необходимо да поработите и над сценария на празника, водещия, банкета, и за много други неща…
С други думи, да станете психолог, педагог, режисьор и талантлив организатор, за да получите максимална възвръщаемост на инвестициите в събитието. Настройте се за упорита работа. Въпреки това, тази работа ще ви помогне да натрупате опит и да се превърнете в незаменим служител за организиране и провеждане на фирмени мероприятия.
Организиране на събитие с DREAM AGENCY | Oсмели се да мечтаеш!
Определяне на бюджета, необходим за организацията на събитието!
При съставяне на бюджета е необходимо:
- Да съставите списък на гостите ( от това, кои ще бъдат повече-мъжете или жените, ще зависи количеството на алкохолните напитки);
- Определете мястото на празника;
- Помислете на менюто;
- Планирайте оформлението на помещението и техническото оборудване;
- Решете дали е необходим водещ, транспорт, фото и видео;
- Погрижете се за подъците и наградите;
- Решете дали искате реклама на Вашето мероприятия в средствата за масова информация и Интернет пространството.
Определяне видът на мероприятието
Видът на празника зависи от Вашата фантазия и средтвата. Може да оргазнизирате:
- Банкет с културно развлекателна програма;
- Пикник сред природата;
- Празник на параход ( ако наблизо е морето);
- Спортен празник с игри и състезания;
- Тиймбилдинг
- Гала вечер
- Коледен банкет и мн. други
А за да проведете нещо още по-оригинално ( маскин бал, екстремен празник, празник с национални традиции и т.н.) може да Ви помогне нашата агенция. | DREAM AGENCY ™ – Контакти
Избор на място за провеждане на мероприятието
Това до голяма степен зависи от бюджета. Но също така е важно да се разгледа естеството на предстоящото събитие, броя на гостите и тяхното пристрастяване, както и присъствието на чуждестранни гости, членове на семейството. Важно е дали на празника ще има деца. Можете да изберете от помещенията във Вашата фирма ( офес, предприятие и т.н.) до банкетни зали в ресторанти на всички нива, различни клубове, къщи за гости, бази за отдих и т.н.
Съставяне на сценарии на мероприятието:
План-сценария се прави във вид нa схема. В тази схема трябва да бъдат изброени всички компоненти на празника, както и всички лица, отговорни за тях. Също така трябва да се посочи времето за работа на всеки участник. Решават се договорите с подизпълнителите на някои части от мероприятието.
Подробните сценарии са удобни, но не позволяват да се импровизира. Много по-добре да се очертае план за сценарий, който включва основните акценти, временния регламент и общата последователност на събитията. Този план трябва вннимателно да се разработи. Ако по време на подготовката пропуснете нещо, след това можете да го добавите или поправите, но по време на мероприятието няма да имате този шанс.
Организиране на събитие с DREAM AGENCY
С водещият на празника трябва да се запознаете лично и да му разкажете за своя празник и за поканените гости. Водещият е вторият човек след организатора на празника, и от това, как той ще почувства духа на компанията, ще зависи провеждането на мероприятеито и цялата организация на празника.
От гледна точка на психолозите, хората най-добре запомнят началото и края на тържеството. Във връзка с това, в края на мероприятието трябва да планирате кулминацията на програмата. Това може да бъде пранична заря, фойерверки или пускане на балони с предсказание на съдбата, или нещо друго, който никой не очаква.
И най-последният щрих е транспорта на гостите от мястото на събитието до техните домове. Доволните и изморени гости не трябва да мислят с какво ще се предвижат от ресторанта, или извънградската хижа.
Примерен план за подоготовка на събитие:
- проверка на акустичните характеристики на залата;
- определяне на украсата ( декори, цветя, балони и др.);
- избор на настаняване на гостите за хранене (банкет, шведска маса, коктейли, кафе-паузи и т.н.);
- определяне на място за преобличане на артистите;
- съставяне на регламент – разписание на целия сценарий на програмата;
- съставяне на регламент за сервиране на храната;
- подготовка на паркинг място, решаване въпроса с пропуските;
- проверка на наличие на удобства за общо ползване ( тяхното количество и качество);
- определяне на гардероб ( ако няма стационарен);
- съставяне на маршрута на транспорта;
- съставяне на общ регламент на празника;
- уточнаване на разместването и функциите на охраната ( както и храната за тях);
Проверка на сценария на програмата и наличие на методи, които формират корпоративната култура (за максимална възвръщаемост на инвестираните средства) в празника;
- предварително уточняване на най-добрите точки за снимки и видео и съгласуването им със специалистите;
- съгласуване с пожарната на местата за провеждане на заря, фойерверки;
- писмено споразумение в договора с организацията за мястото на провеждане на празника ( ако всичко се прави със собсвтени сили, без специалисти), количеството сътрудници, необходими за обслужване на мястото на провеждане на фестивала (електротехник, водопроводчик, придружител, инженер и т.н.) и времето ( както и храната за тях);
- избиране на награди и подаръци така, че във времето да останат приятни спомени за мероприятието.
Надяваме се тази статия да е била полезна и ако решите да организирате събитие сами! Ако имате нужда от съвет или допълнителна информация, не се колебайте да ни потърсите. Обичаме да помагаме!
