Пет златни правила при организиране на събития

Ето и ние в нашия чуден блог разглеждаме и сърфираме в нет-а и попаднахме на една страхотна статия в помощ на всеки Event Planner и ентусиаст за организиране на събития. Темата е написана от Виктория Царева и Брокс Вижън. Беше наистина полезна!

Пет златни правила при организиране на събития

Да доведеш до успешен край едно събитие е предизвикателство дори за специалисти с дългогодишен опит. Успееш ли, обаче, да отразиш всички, и под всички – разбирай стотици и често невероятни фактори, то целите ще бъдат постигнати. За да си спестим „главоблъсканиците”, многото „ако”, „или” и „но”, ние следваме 5 златни правила в управлението на събития. Въпреки, че целият процес включва определен брой целенасочени стъпки в диапазон от -∞ до +∞.

Денят X на събитието е важен, още по-важна, обаче, е подготовката.

Правило 1: Идеята – въображение и разум в баланс

Да бъдеш креативен в света на връзките с обществеността е задължително условие, не предимство. И в никакъв случай самоцел. Игра за напреднали е да намериш пресечната точка между визията на клиента и добавената стойност за гостите на събитието. Често пъти изключително креативни идеи не могат да бъдат реализирани поради липса на ресурси или несъотносимост към имиджа и стила на клиента.

Така, въпреки огромното желание да спуснеш от небето парашутисти, избираш да заложиш на група млади момчета, занимаващи се с паркур. Въпрос на пространствено решение, или по-скоро бюджет…

Нашият съвет: Бъдете смели в идеите си, но мислете за тяхната реализация. Намерете баланса по време на брейнсторминга – съберете на едно място достатъчно оптимисти, които да балансирате с една доза реалисти и поне един песимист – за цвят и приземяване.

Правило 2: ЕкипЪТ

Концепцията е готова тогава, когато знаем какво случваме, как го случваме, с кои канали го комуникираме и какво се случва след това. И не на последно място дали ще постигне целите на клиента. Точен график, делегиране на отговорностите, събиране на „подкрепление“, инструктаж. Съвкупност от тясно профилирани професионалисти и обединяващо звено в лицето на ръководителя на екипа – многопистов, бързо вземащ точните решения и носещ на стрес.

Да знаеш, че хората, които стоят зад теб, могат да работят под напрежение, при непредвидени ситуации и неочаквани условия, при това с нужното хладнокръвие, свежда риска от провал до необходимия за тръпката минимум. Това минимизира ситуации, в които озвучителят се е успал, храната не е достатъчно, а кулминацията на вечерта (те)прозява 🙂

Именно екипът сглобява елементите на всяко събитие. Изпипва всеки детайл, прави тестове, синхронизира дейности. Така, например, сервитьорите ще знаят, че започват да сервират основното, когато вторият изпълнител слезе от сцената след „точно тази конкретна песен“. Именно тогава и осветителите ще пуснат ефектните цветни прожектори, а хостесите ще подготвят подаръците, докато фотографът и видеооператорът заемат нови позиции.

Нашият съвет: Колкото и важно да е придържането към бюджета, никога не правете компромис с екипа. Уверете се, че всеки е на правилното място, в правилното време и упражнява правилните действия. „Око да види, ръка да пипне” – това е абсолютно задължителен принцип! Организиране на събития - Event Management

Правило 3: 3…2…1…GO!

Настъпва моментът на истината. Майсторството при провеждането на събитие е в баланса между „Орлицата-майка” и „Невидимият”. Организаторите са на мястото си, но не натрапват присъствие. Перфектното събитие е онова, което изглежда така, сякаш се случва от само себе си. Естествено, без напрежение, с невидима магическа пръчка (но не на магия).

Формулата за това също е невидима и необяснима – нужни са опит, интуиция и набито око. Има обаче една малка и винаги действаща тайна на успеха – усмивката. Напрежението е зад нея, дълбоко скрито и е привилегия само и единствено на организатора – за гостите и клиента оставяме насладата от перфектното случване.

Нашият съвет: Разделете времето си между: контрола над събитието, превенция на потенциални заплахи и контактите с гостите. С две-три крачки напред, готови навреме за всеки следващ етап.

Правило 4: Паник бутон

По закона на Мърфи, на всеобщата гадост и няколко подчлена на „Всичко може да се обърка”, дори най-прецизно подготвеното събитие крие своите рискове и изненади. Някои от тях можем да предвидим и залагаме план Б. Други ни връхлитат изневиделица и ни хвърлят във вихъра на влакчето от увеселителния парк. А лошите сценарии са безброй – водещата си изкълчва крак, сервитьорите са с двама по-малко заради най-модерния грип, мултимедията засича или интернет връзката пропада, а тоалетната хартия свършва един час след старта на вечерта.

Пред вас стоят две задачи: 1) решавате проблема и 2)гостите не разбират, че е съществувал. При минимално време за реакция. В случай на комфорт сценарият е следният: 20 секунди отлитат в изследване на проблема; в следващите 20 намираме решение, 10 за преразпределяне на задачите с цел най-бързата възможна реакция. Под минута. Няма време за натискане на паник бутон. Неговата роля изпълняват колегите поединично и екипът като цяло, и разбира се, дозата креативност за дефект-ефект трансформация.

Нашият съвет: Оставете притеснението вкъщи. Когато едно събитие започне, то се превръща в откъснал се от композицията тежък вагон. Не можете да го спрете, но можете успешно да го насочвате по релсите. Стига да сте достатъчно хладнокръвни!

Правило 5: „Всичко е добре, когато свършва добре“

В този момент сме едва в началото на края. Отново логистика. Оценка. Възможно най-строгата. Именно тя връща клиентите отново и отново при нас.

Нашият съвет: За да останете вие, вашите клиенти и техните гости доволни от едно събитие, никога не забравяйте защо го правите. Много „дефекти“ остават скрити за гостите и клиента, но не и за вас. Анализирайте ги и ги сложете в графа „опит“. За по-висока летва всеки следващ път.

Звучи лесно и вълнуващо, нали? Важно е да не се превърне в рутина.