Съвети за провеждане на бизнес-мероприятие: резервация на заседателна зала, лизинг на зала, кафе пауза, баджове, оборудване за презентации.
При провеждане на бизнес-мероприятия е най-добре да се обърнете към специализирана фирма за организиране и провеждане на събития, но ако ви предстои да преминете този път самостоятелно, нашите съвети ще ви помогнат да организирате вашето бизнес-мероприятие.
- При резервацията на конферентна зала задължително изяснете от кой момент залата се смята за наета от вас.
- Внимателно прочетете договора отдаване под наем на конферентната зала, тъй като той може да съдържа различни санкции, например, отказ от резервацията, увреждане на имуществото и др.
- При обсъждане на мероприятието не забравяйте да определите и посочите зоните за пушене.
- Заложете в началото на мероприятието 15 мин., например за приветствени думи. Реално те ще заемат максимум 5 мин., но вие ще можете да започнете мероприятието 10 мин. по-рано, което ще ви позволи да дочакате закъснелите участници.
- Не правете формалната част твърде стегната. Участниците в събитието ще могат да се слушат внимателно максимум 1,5 часа, след което трябва да се даде почивка.
- Отделете време за почивки: в повечето случаи, хората идват на събитието, за да общуват в неформална обстановка. Оптималното време, например за кафе-пауза от половин час.
- В по-топлите месеци и особено в горещия сезон от съществено значение е да осигурите вода на участниците във вашето бизнес- мероприятие. Добра идея могат да бъдат бутилки минерална вода с вашето лого.
- Не забравяйте да направите баджове за всички участници в мероприятието. Ще бъде добре ако баджовете на организаторите и тези на докладчиците се различават.
- Не се изненадвайте, ако вашето бизнес- мероприятие е безплатно и не дойдат всички записали се участници. Нормата за посещение на подобен род мероприятие е 60% от броя на записалите се участници.
- При изготвянето на допълнителни материали за участниците отчетете спецификата на аудиторията. Например, специалистите по информационни технологии предпочитат да получат рекламните проспекти на диск или на флаш карта.
- Най-голямата ценност за публиката на бизнес-мероприятието /конференцията е PowerPoint презентациите, демонстрирани от докладчиците по време на техните доклади. По възможност се постарайте да запишете тези презентации на някакъв носител и да ги раздадете на участниците в бизнес-мероприятието.
Вижте още:
Как да изберете сценарий за вашия празник?
Ние ценим Вашето време …
Dream Agency – Event Managament , Entertainment & Advertising
Реклама и PR | Организиране на събития | Организиране на Рекламни кампании, Промоции, Дегустации.
