Описаните грешки трябва да се избягват на етап подготовка на BTL събитие, когато съвместните действия на агенцията и компанията допринасят за нейното висококачествено и пълноценно стартиране.
Съществуват обаче някои въпроси, които трябва да бъдат разгледани на етапа на изпълнение на проекта. С правилната подготовка тези грешки могат да се избегнат, още повече, че отговорността за успешното изпълнение на проекта е на агенцията и нейните служители. Без да се занимаваме подробно с такива грешки, си струва да посочим основните.
Сериозен дефект може да бъде недостатъчната организация на информационните потоци между участниците в изпълнението на BTL проекта. От системата за обмен на информация между участниците в проекта зависи успеха на нейното изпълнение. Навременното получаване на информация ви позволява ефективно да координирате и наблюдавате процеса.
За да се знае как се решават проблемите по време на събитието, е по-добре клиентът да попита за системата за вътрешни информационни потоци още преди началото на самото BTL събитие.
По време на изпълнението на проекта трябва да поддържате връзка с агенцията в лицето на вашия клиент-мениджър или координатор. Подобна връзка ще помогне да се окаже подкрепа при сложни въпроси, които агенцията едва ли ще може да реши самостоятелно – например взаимодействие с вашия дистрибутор или доставчик, нелоялни към акциите или агенцията. Тази връзка обаче трябва да бъде в разумни граници, което означава, не намеса в малките детайли на проекта, например замяната на болен промоутър.
За да приложите такъв подход, достатъчно е да определите обхвата на проблемите, по които трябва да бъдете притеснени преди началото на събитието, и за кои не е необходимо да се информира.
Странно звучи, но една от най-честите грешки е липсата на подкрепа на предстоящото BTL събитие от страна на компанията. Качеството на събитията, извършени извън информационния обмен, също зависи от извършването на оперативни промени в хода на проекта. Тук е необходимо да се споменат факторите, които са в компетентността на компанията.
Навременното авансово плащане на проекта позволява на агенцията в нужните срокове да направи заявка за мястото на провеждане на акцията.
Важен момент е поддържането на необходимото количество запас в точките по време на BTL събитието. Добре планираното и внимателно подготвено BTL събитие просто не може да започне при отсъствие в магазина на някой от продуктите. Най-често тази ситуация възниква, когато се представя нов продукт на пазара. Случва се също така по време на акцията търговската точка да се снабдява с продукта, а след приключване на акцията продукта да отсъства на рафтовете.
Стартиране на нови продукти с BTL-подкрепа, които не дават възможност на потребителите в бъдеще да си ги купят, прави безсмислени всички разходи за промоцията, както и негативно влияние върху имиджа на продукта.
Неправилните отчети и преждевременното отчитане също могат да възпрепятстват успешното изпълнение на проекта. Въпросите за формата и сроковете за докладване се решават на етапа на подготовка на предстоящото BTL събитие, но основните сложности възникват по време на реализацията или завършването на проекта. Следователно, преди началото на акцията, е необходимо да се утвърди формата на отчетност, за да се разберат параметрите, които трябва да се спазват.
Обикновено агенцията има стандартна форма на отчитане – междинна и окончателна. Необходимо е предварително да знаете какво включват те, да направите необходимите промени, ако нещо не ви е удобно, или да предложите своя собствена форма за отчет.
Същото важи и за фото отчета: предварително се обсъжда броят на снимките, моментите на събитието, които ще бъдат фиксирани върху тях и т.н.
Също толкова важно е сроковете на отчитане: те трябва да бъдат планирани, като се вземе предвид времето, необходимо за изготвянето им.
Разбира се, в тази статия са отразени само основни грешки – в практическата реализация на събитието могат да възникнат още много други, или обратното, всичко да бъде организирано отлично и да премине много гладко.
Анализът на всички грешки на етапа на разработване и изпълнение на проекти показва, че най-важният фактор е координацията на информационните потоци. Представители на агенции и компании рекламодатели трябва да се разбират помежду си, хармонизират и координират всички действия, насочени към ефективното прилагане на предстоящото BTL събитие. В същото време основната тежест при провеждане на акциите е на агенцията и именно тя отговаря за предоставените услуги.
