За да организирате конференция трябва да имате поне малко опит от участие в конференция. Без това ще бъде трудно да влезете в ролята на организатор.
Ще споделим с вас няколко прости съвета, които могат да ви бъдат полезни при организиране на конференция.
Ако сте решили да организирате конференция, трябва да определите основните цели на това мероприятие и да имате представа за целевата аудитория. Трябва да помислите как да подадете информацията във вид, в който тя да се възприема лесно. За целта, преди всичко, намерете водещ ( или лектори). Желателно е наличие на система за визуална информация.
След това трябва да се погрижите за помещението. Ако не разполагате с такова, наемете зала под наем. Днес има достатъчно фирми, които се занимават с обслужване и непосредствено провеждане на конференции. Ако искате да спестите, наемете само зала, а с организацията се заемете сами.
Преди да наемете зала, трябва да определите дата на конференцията. Ако вече сте го направили, преминете към останалите организационни въпроси.
Избор на конферентна зала
Какво трябва да знаете преди да изберете зала за конференцията:
– количеството участници;
– вариант на разполагане на участниците и столовете;
– наличие на необходимото оборудване, влиза ли в стойността на наема или не;
– възможност за организиране на кафе пауза или обяд.
Не сме запознати с всички нюанси на вашата конференция, затова тази статия ще бъде за вас само чернова. Разбира се, това съвсем не е пълен списък с нещата, които трябва да свършите и въпросите, които трябва да зададете на съответния арендатор. Ако залата е извън вашия град, разговора трябва да се води по телефона и за целта ви съветваме да си направите предварително списък с въпросите, които трябва да уточните.
Реклама на конференцията
След като сте уточнили залата за конференция, трябва да се погрижите за аудиторията. Може да нямате този проблем, ако организирате конференция за своята компания, или някаква обществена организация. Тогава участници ще бъдат вашите служители. Друг въпрос е, когато става въпрос за тематична конференция.
За привличане на участници социалните мрежи работят най-добре. Създайте група/среща/събитие в социалните мрежи и хората бързо ще разберат. Особено, ако темата на конференцията актуална. Като реклама може да създадете рекламно видео по вашата тема. Веднага посочете плана на мероприятието и водещите лектори. Ако това са известни, публични личности, по-бързо ще съберете своите посетители.
След рекламата трябва да уточните дали конференцията ще бъде платена или безплатна. Разбира се, всичко зависи от характера на мероприятието. Ако за участие в конференцията хората трябва да плащат, погрижете се да има поне няколко достъпни варианта на заплащане.
Когато разпространявате информация за конференцията, не забравяйте да включите всички форми на обществения транспорт, с които може да се стигне до залата за конференция. Желателно е да уточните точното местоположение на картата, така че хората да могат да се доберат от другия край на града без да познават района.
Ако има участници в конференцията от други градове, трябва да се погрижите за тяхното настаняване в хотели, В този случай може да наемете зала и в хотела, където ще настаните вашите гости на конференцията.
Обезпечете присъствие на представители на пресата.
След конференцията
Продължавайте да правите всичко професионално, както в планирането и провеждането на конференцията:
- Благодарете на лекторите, домакините и представителите на пресата;
- Завършете дои край всички дейности и планове, които са били обсъждани.
Помислете за всичко, което сте планирали, и всичко, което се е случило. Какво може да се направи по-добре следващия път?
Ние ценим Вашето време …
Dream Agency – Event Managament , Entertainment & Advertising
Реклама и PR | Организиране на събития | Организиране на Рекламни кампании, Промоции, Дегустации.
